Quelles sont les erreurs à éviter obligatoirement sur une note de frais ?
La gestion des notes de frais fait partie des processus les plus importants pour une bonne gestion de l’entreprise. Très souvent, il est constaté que certaines erreurs sont commises. Pour vous assurer un fonctionnement optimal du processus de gestion des notes de frais, voici les erreurs à éviter.
Perdre les justificatifs
Lorsqu’un employé fait des dépenses personnelles dans le cadre d’un déplacement, ce dernier doit se faire rembourser par son entreprise. Pour cela, il est appelé à apporter des justificatifs. Le fait d’accumuler ces justificatifs peut parfois provoquer leur perte, alors que le salarié aura des difficultés à se faire rembourser sa note de frais sans facture.
Heureusement qu’il existe désormais plusieurs solutions comme Cleemy qui peuvent vous aider à cet effet. En effet, le logiciel Cleemy permet de gérer les notes de frais de votre personnel et vous aidera à éviter ce genre de situation.
Dépasser la limite d’exonération de charges sociales
Dans le cadre de la gestion de note de frais, le non-respect des plafonds d’exonération est l’une des erreurs classiques à éviter. Pour rappel, ces notes sont exonérées de charges sociales. L’administration fiscale a prévu des plafonds pour que les entreprises respectent cela. Il n’est pas toujours évident que les employés aient cette information. De ce fait, les frais de note peuvent comporter quelques irrégularités. C’est trop tardivement que le service de comptabilité se rend compte de cette erreur.
Ne pas prendre en charge certaines dépenses
L’entreprise manque parfois de s’occuper de certaines dépenses. L’étude Wity réalisée auprès de 10 124 personnes atteste bien cette réalité. 12 % de celles-ci pensent que les frais de santé sont susceptibles de passer en note de frais et 7 % conçoivent que les frais d’habillement peuvent passer en note de frais. 2 % de ces personnes pensent également qu’elles peuvent passer des frais de notaire en note de frais. Lorsqu’elles réalisent de telles dépenses, elles ont souvent la surprise de remarquer qu’elles ne sont pas remboursées.
Dépasser le budget de l’entreprise
Pour pérenniser son existence et son fonctionnement, chaque entreprise doit nécessairement disposer d’une gestion comptable très efficace. Lorsqu’il s’agit de note de frais, l’entreprise doit prévoir des limites à ne pas dépasser. À cet effet, les employés, n’étant pas informés de la politique des frais de l’entreprise, continuent à réaliser certaines dépenses qui dépassent largement leur budget prévu par prestation ou celui mensuel. Ces dépenses sont généralement engagées dans l’hébergement et la restauration.
Pour finir, il existe des conséquences moins reluisantes pour l’entreprise lorsque les notes de frais sont mal gérées. Par exemple, l’entreprise peut facilement s’attirer la colère de l’URSSAF si les règles ne sont pas du tout respectées. De même, elle peut être mise en péril sur le plan financier. D’autres conséquences peuvent aussi survenir et peuvent s’avérer très graves. C’est pour cela que vous devez recourir à Cleemy pour gérer efficacement vos notes de frais.
Voici donc quelques erreurs à éviter lors de l’édition des notes de frais. En adoptant ces conseils évoqués dans cet article, vous parviendrez à optimiser la gestion de vos notes de frais.
